Jakie są zadania wirtualnego asystenta?

Trend pracy zdalnej jest coraz bardziej popularny. Firmy stają się cyfrowe, a świat pracy coraz bardziej zmierza w kierunku niezależności i autonomii pracownika. I tu właśnie z pomocą przychodzi postać wirtualnego asystenta, który jest wsparciem i pomocą w codziennym zarządzaniu firmy.

Wirtualny asystent jest freelancerem, który świadczy usługi wsparcia dla firm. Jego praca jest porównywalna do pracy sekretarki lub asystentki zarządu, ale główną różnicą jest to, że pracuje zdalnie, komunikując się ze swoimi klientami za pośrednictwem różnych kanałów cyfrowych.

Termin ten pojawił się po raz pierwszy w latach 90., w związku z nowymi możliwościami pracy wirtualnej, jakie przyniosły ówczesne technologie, rozwój telefonii, wykorzystanie Internetu do wymiany dokumentów i inne podobne postępy, które dały początek pracy zdalnej.

Korzyści z posiadania wirtualnego asystenta w firmie

Oto najciekawsze zalety zatrudniania wirtualnego asystenta dla Twojego biznesu:

• Zwiększa on produktywność Twojej firmy.
• Czerpiesz większą przyjemność z pracy, delegując zadania, których nie lubisz.
• Skupiasz całą swoją uwagę na projektach, które przynoszą większą wartość Twojej firmie.
• Poprawiasz swoją organizację i swojego zespołu roboczego.

Jakie są główne zadania wirtualnego asystenta?

Bez względu na to, czy myślisz o zatrudnieniu wirtualnego asystenta w swojej firmie, czy też o założeniu firmy zajmującej się wirtualną pomocą, musisz mieć jasność co do zadań i funkcji, jakie pełni ta osoba. Przyjrzyjmy się szczegółowo wszystkiemu, co ten profesjonalista musi robić w swojej codziennej pracy.

Zarządzanie zadaniami

Niezliczone zadania, które muszą być wykonane w firmie, muszą być utrzymywane w porządku, w przeciwnym razie łatwo jest zapomnieć o niektórych z nich. Jeśli można spędzić cały czas zaangażowany w planowanie spotkań na inne ważniejsze sprawy, można zaoszczędzić czas i pomóc firmie się rozwijać. Dlatego właśnie wirtualny asystent odpowiada za ustalanie terminów spotkań, planowanie terminów i wydarzeń oraz informowanie dyrektora generalnego, aby niczego nie przegapił.

Zarządzanie pocztą elektroniczną

Przedsiębiorcy wiedzą, że zarządzanie pocztą elektroniczną zajmuje dużo czasu. Czasami przychodzi tak dużo informacji naraz, że nie ma czasu na otwieranie, przetwarzanie i odpowiadanie na całą przychodzącą pocztę. Asystent może zająć się tym wszystkim, a nawet jeśli są e-maile, które w końcu trafią do dyrektora generalnego, zostaną one odpowiednio przefiltrowane, nie tracąc czasu na czytanie wszystkich wiadomości.

Obsługa klienta

Prezes firmy zazwyczaj nie ma czasu, aby osobiście odpowiadać wszystkim dostawcom i klientom, którzy chcą uzyskać informacje o produkcie lub skorzystać z usługi organizacji. Jeśli prowadzisz biznes cyfrowy otwarty dla publiczności, możesz otrzymywać pytania, sugestie, a nawet skargi od klientów za pośrednictwem wielu różnych kanałów, tj. poprzez formularz kontaktowy, numer telefonu, adres e-mail lub niektóre profile na najpopularniejszych portalach społecznościowych. Zdalny asystent jest odpowiedzialny za zarządzanie wszystkimi tymi interakcjami z klientami za pośrednictwem różnych kanałów, filtrowanie informacji i przekazywanie niezbędnych informacji do innych działów. Dyrektor generalny musi mieć pewność, że osoba ta zna produkty lub usługi na tyle dobrze, by móc odpowiadać na pytania klientów.

Fakturowanie i księgowość

Księgowość w biznesie jest jednym z zadań, które powinny być delegowane tak szybko, jak to możliwe. Wynika to z czasu, jaki trzeba poświęcić na zarządzanie nim, a także z komplikacji, jakie mogą wyniknąć z tego, że nie robi się tego według prawa. Możesz zarządzać całą księgowością lub oddelegować część zadań do wirtualnego asystenta, dzięki czemu oszczędzasz czas i zyskujesz spokój ducha.

Tworzenie raportów i sprawozdań

Wirtualny asystent musi mieć możliwość raportowania do CEO wszystkich działań, które mają miejsce w firmie. Ważne jest, aby wszystkie informacje były dobrze udokumentowane i wyraźnie widoczne. W ten sposób dyrektor generalny może na pierwszy rzut oka zobaczyć, jak radzi sobie firma.

Organizowanie imprez

Kiedy firma organizuje wydarzenie, są pewne rzeczy, na które prezes nie może poświęcić pełnej uwagi. Między innymi transport, zakwaterowanie, wyżywienie itp. Wirtualny asystent ma zdolność do koordynowania tych wydarzeń, zarządzania zadaniami i upewniając się, że wszystko idzie zgodnie z oczekiwaniami.